Cada pantalla y cada control que se nombra en esta página se comprueba contra el producto al construirla. Si un nombre no coincide con tu pantalla, tu espacio de trabajo está en una versión anterior.

Explicar una pantalla, actuar sobre un registro y leer un documento en un borrador

Cada pantalla tiene un pequeño botón que la explica. El asistente también puede actuar sobre un registro que nombre —aplazar o cerrar un seguimiento, terminar una tarea, enviar una factura por WhatsApp, añadir un buzón— y leer un recibo, un presupuesto de proveedor o un pasaporte en un borrador que usted revisa.

Pasos

1. Pulse Explicar arriba en cualquier pantalla. Envía el nombre de la pantalla y lo que muestra —los filtros y cuántas filas—, nunca sus registros salvo que su empresa tenga el complemento de IA y usted pueda leerlos. La respuesta es la guía de esa pantalla, con el artículo enlazado. Sin el complemento, recibe los artículos.
2. Pida algo sobre un registro por su nombre o número, como «aplaza el seguimiento del anticipo» o «envía la factura INV-0042 por WhatsApp». Si coinciden varios, la tarjeta los lista: elija uno y pulse Ejecutar. No se envía nada antes de elegir y confirmar.
3. Un documento enviado por WhatsApp se comprueba antes: el cliente debe haber aceptado los mensajes de WhatsApp y tener un móvil, y fuera de la ventana de respuesta se usa una plantilla aprobada, en el idioma del cliente cuando exista. También necesita el permiso de WhatsApp.
4. Un buzón nuevo nunca toma su contraseña del chat. La tarjeta la pide en un campo oculto, o pulse Crear una: se muestra una vez, en la tarjeta, para que la copie.
5. Adjunte un archivo en el asistante y elija qué es: Leer como factura de proveedor, Leer como recibo (gasto), Leer como presupuesto de proveedor (orden de compra) o Leer como pasaporte o documento (huésped). Cada opción aparece solo si puede crear ese registro.
6. El borrador muestra cada campo con «revisa esto» donde la lectura era dudosa o los totales no cuadran. Asocie el proveedor o cree el nombre leído, marque que lo revisó y pulse el botón. Una orden se crea como borrador; un gasto se registra como en la pantalla Gastos.
7. Un pasaporte o documento de identidad son datos personales. Requiere los permisos de huéspedes, y la imagen solo se guarda con el huésped si las normas de su país obligan al hotel a conservar las copias. Si no, se descarta al cerrar la tarjeta.
8. También puedes pedir: «envía el recibo RCT por WhatsApp» envía un recibo de pago igual que una factura; «comparte mis notas de la llamada con Acme con Rana» comparte una de tus notas de reunión con un compañero por su nombre — si coinciden varias notas o varias personas, la tarjeta te deja elegir, y no se comparte nada antes de confirmar. Un presupuesto de proveedor también puede convertirse en una orden de compra en borrador en Hotel o Materiales: si puedes crear pedidos en más de una aplicación, la tarjeta pregunta adónde va el pedido, y se aplican los permisos de cada aplicación.

Si el modelo de IA de su empresa no puede leer imágenes ni PDF, el asistente lo dice antes de enviar el archivo, para que pida un modelo que pueda o introduzca el registro a mano.

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