Chaque écran et chaque bouton nommés sur cette page sont vérifiés contre le produit au moment de la construction. Si un nom ne correspond pas à votre écran, votre espace de travail est sur une version antérieure.

Expliquer un écran, agir sur un enregistrement, lire un document en brouillon

Chaque écran a un petit bouton qui l’explique. L’assistant peut aussi agir sur un enregistrement que vous nommez — reporter ou clôturer une relance, terminer une tâche, envoyer une facture sur WhatsApp, ajouter une boîte mail — et lire un reçu, un devis fournisseur ou un passeport en un brouillon que vous vérifiez.

Étapes

1. Appuyez sur Expliquer en haut de n’importe quel écran. Il envoie le nom de l’écran et ce qu’il affiche — les filtres et le nombre de lignes — jamais vos enregistrements, sauf si votre entreprise a le module IA et que vous pouvez les lire. La réponse est le guide de cet écran, avec l’article en lien. Sans le module, vous obtenez les articles.
2. Demandez une action sur un enregistrement par son nom ou son numéro, par exemple « reporte la relance sur l’acompte » ou « envoie la facture INV-0042 par WhatsApp ». Si plusieurs correspondent, la carte les liste : choisissez-en un, puis appuyez sur Exécuter. Rien n’est envoyé avant votre choix et votre confirmation.
3. Un document envoyé par WhatsApp est d’abord vérifié : le client doit avoir accepté les messages WhatsApp et avoir un numéro mobile, et hors de la fenêtre de réponse un modèle approuvé est utilisé, dans la langue du client quand il existe. Il vous faut aussi le droit WhatsApp.
4. Une nouvelle boîte mail ne prend jamais son mot de passe dans la conversation. La carte le demande dans un champ masqué, ou appuyez sur En créer un : il s’affiche une fois, dans la carte, pour que vous le copiiez.
5. Joignez un fichier dans l’assistant et indiquez ce que c’est : Lire comme facture fournisseur, Lire comme un reçu (dépense), Lire comme un devis fournisseur (bon de commande) ou Lire comme un passeport ou une pièce d’identité (client). Chaque choix n’apparaît que si vous pouvez créer cet enregistrement.
6. Le brouillon montre chaque champ avec « à vérifier » là où la lecture était incertaine ou les totaux ne concordent pas. Associez le fournisseur ou créez le nom lu, cochez que vous avez vérifié, puis appuyez sur le bouton. Une commande est créée en brouillon ; une dépense est enregistrée comme sur l’écran Dépenses.
7. Un passeport ou une pièce d’identité sont des données personnelles. Il faut les droits sur les clients de l’hôtel, et l’image n’est conservée avec le client que si les règles de votre pays imposent de garder les copies d’identité. Sinon, elle disparaît à la fermeture de la carte.
8. Vous pouvez aussi demander : « envoie le reçu RCT par WhatsApp » envoie un reçu de paiement comme une facture ; « partage mes notes de l’appel Acme avec Rana » partage une de vos notes de réunion avec un collègue nommé — si plusieurs notes ou plusieurs personnes correspondent, la carte vous laisse choisir, et rien n’est partagé avant votre confirmation. Un devis fournisseur peut aussi devenir un bon de commande brouillon dans Hôtel ou Matériaux : si vous pouvez créer des commandes dans plusieurs applications, la carte demande où va la commande, et les autorisations de chaque application s’appliquent.

Si le modèle d’IA de votre entreprise ne lit ni les images ni les PDF, l’assistant le dit avant d’envoyer le fichier : vous pouvez demander un modèle qui en est capable, ou saisir l’enregistrement à la main.

Voir aussi

• Demander à l’assistant : réponses, aide pratique et actions dans chaque application