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Demander un achat, le faire approuver et commander

Demandes d'achat est l’endroit où chacun dans l’entreprise demande un achat. La demande est approuvée selon les seuils d’approbation des achats de l’entreprise — les mêmes que pour les bons de commande — et un acheteur transforme les demandes approuvées en bons de commande.

Il vous faut

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Étapes

1. Ouvrez Demandes d'achat et appuyez sur Nouvelle demande d'achat. Choisissez chaque article parmi les produits, avec sa photo, ou décrivez-le avec vos mots, puis indiquez une quantité et un prix estimé. Dites pour quand et pourquoi ; vous pouvez ajouter un fournisseur préféré, un centre de coûts ou un projet.
2. Appuyez sur Enregistrer et soumettre. Chaque demande doit être approuvée au moins une fois. Sous le plus bas seuil d’approbation de l’entreprise, ou si l’entreprise n’a fixé aucun seuil, toute personne ayant le droit d’approuver peut l’approuver ; si personne d’autre que vous n’a ce droit, la demande attend et le propriétaire de l’entreprise est prévenu. Au-dessus d’un seuil, les personnes désignées par les seuils sont prévenues et elle attend dans leur liste À approuver. Vous pouvez la retirer tant qu’elle attend.
3. Un approbateur l’ouvre et appuie sur Approuver, ou sur Refuser avec un motif. Personne n’approuve sa propre demande, et au-dessus d’un seuil plus élevé chaque niveau doit signer. Vous êtes prévenu dans les deux cas ; une demande refusée peut être modifiée et soumise à nouveau.
4. Un acheteur ouvre Approuvées, à commander, coche les demandes et appuie sur Transformer en bon de commande. Les lignes d’un même fournisseur forment un seul bon de commande en brouillon, quelle que soit leur demande d’origine, et chaque ligne garde son lien.
5. Vérifiez les prix de chaque brouillon dans Bons de commande et envoyez-le. Une commande dans la limite de ce qui a été approuvé n’est pas approuvée une seconde fois ; si elle coûte plus, sa propre approbation s’applique.

Une demande affiche ses bons de commande et passe d’elle-même à « commandée en partie » ou « commandée ». Une demande approuvée que personne n’a commandée après quelques jours devient un suivi pour les acheteurs.

Voir aussi

• Commander à un fournisseur, réceptionner et saisir la facture