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Rappeler aux clients de renouveler, et les laisser payer en ligne

Un contrat avec une date de fin, comme un domaine annuel ou une formule de support, rappelle le client avant la fin et envoie la facture de renouvellement avec un moyen de payer. Payé, il se renouvelle seul ; impayé, il prend fin.

Il vous faut

• accounting.recurring-contracts.update
• accounting.invoices.create

Étapes

1. Ouvrez Contrats récurrents et choisissez Renouvellements. Sous Rappels de renouvellement, laissez Envoyer automatiquement les rappels de renouvellement coché et réglez Jours avant la fin. Séparés par des virgules, p. ex. 30, 20, 10, 0 (0 est la date de fin elle-même). Appuyez sur Enregistrer.
2. Au premier rappel, la facture de renouvellement est émise et envoyée au client par e-mail, dans sa langue, avec sa partie Paiement : paiement en ligne ou virement, selon ce que votre entreprise a configuré. Si le client a accepté WhatsApp et que vous avez relié cet avis, il part aussi sur WhatsApp.
3. Ouvrez un contrat pour voir son panneau Renouvellement : la fin de la période, les dates de rappel, la facture de renouvellement et l’Historique du renouvellement. Décochez Envoyer des rappels de renouvellement pour ce contrat pour arrêter les rappels de ce seul contrat.
4. Le client peut répondre depuis la page de la facture, où il voit Renouveler maintenant et Ne pas renouveler.
5. Quand la facture est entièrement payée, par n’importe quel moyen, le contrat se renouvelle aussitôt pour la même durée et le client est remercié. Un paiement partiel ne le renouvelle pas. S’il reste impayé à la fin, le contrat prend fin le lendemain, la facture impayée est retirée, le client est prévenu et un suivi est créé pour vous.
6. Vous pouvez aussi décider vous-même : Renouveler émet et envoie la facture tout de suite, Renouveler sans paiement le renouvelle avec un motif, et Ne pas renouveler arrête les rappels et le laisse aller jusqu’à sa date de fin.

Renouveler sans paiement exige accounting.recurring-contracts.waive, et le motif est conservé. Un contrat sans date de fin n’arrive jamais au renouvellement ; si sa facturation revient chaque année ou moins souvent, le client est rappelé avant chaque échéance, et une échéance mensuelle une seule fois, le jour même.

Voir aussi

• Placer un client sur une formule et facturer chaque période
• Rappeler les clients avant chaque échéance récurrente
• Laisser les clients payer leurs factures en ligne